privacy statement vijzelaar.com

Privacy statement

Versie: 25 juli 2018
Privacy Statement

Wie zijn wij
Vijzelaar.com Holding B.V en haar dochterondernemingen
Vijzelaar.com Flex Solutions B.V.
Vijzelaar.com Recruitment Solutions B.V.
Gevestigd te:
Parklaan 2A
1406 KL, Bussum
Hierna te noemen: vijzelaar.com

Algemeen
vijzelaar.com is een organisatie die actief is in de permanente en tijdelijke bemiddeling van financiële professionals. Om deze rol in het maatschappelijk economisch verkeer op een adequate wijze uit te voeren, verzamelt en beschikt vijzelaar.com over privacygevoelige informatie van natuurlijke personen. In de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG), of General Data Protection Regulation (GDPR) zijn de rechten van deze natuurlijke personen nader beschreven. vijzelaar.com is verplicht om te voldoen aan de AVG. In dit privacy statement wordt nader toegelicht welke maatregelen vijzelaar.com heeft genomen en neemt om de privacy van de aan vijzelaar.com betrokken natuurlijke personen te waarborgen.

Doel
In haar rol in het economisch verkeer brengt vijzelaar.com vragers en aanbieders op de arbeidsmarkt bij elkaar in de rol van intermediair. Klanten van vijzelaar.com, zijn bedrijven en instellingen die aan vijzelaar.com vragen om in een bepaalde personeelsbehoefte te voorzien. Om deze rol adequaat te kunnen vervullen, beweegt vijzelaar.com zich op de arbeidsmarkt op zoek naar financiële professionals (hierna: kandidaten). Kandidaten van vijzelaar.com zijn financiële professionals die in aanmerking komen om een (tijdelijke) financiële vacature bij een klant van vijzelaar.com te vervullen.
Om kandidaten te kunnen beoordelen en selecteren ten behoeve van de klantvraag, verzamelt en bewaart vijzelaar.com privacygevoelige gegevens van financiële professionals.

Bronnen
Het eerste contact dat vijzelaar.com heeft met haar kandidaten, is gebaseerd op algemeen en vrij toegankelijke gegevens van die kandidaten, of gebeurt op eigen initiatief van deze kandidaten. De algemene bronnen waar vijzelaar.com gebruik van maakt zijn (niet limitatief):
- LinkedIn
- Facebook
- Monster(board)
- Indeed
- Eigen website (www.vijzelaar.com)

De privacygevoelige informatie die de kandidaat op deze bronnen beschikbaar stelt is vrij toegankelijk en wordt door vijzelaar.com niet bewerkt. Indien de kandidaat via de eigen website (privacygevoelige) informatie met vijzelaar.com deelt, wordt deze informatie opgeslagen in het systeem van vijzelaar.com. Deze informatie wordt niet bewerkt en is enkel toegankelijk voor medewerkers van vijzelaar.com, die werkzaam zijn op het kantoor in Bussum.

Bestanden
Op basis van het eerste contact wordt door vijzelaar.com beoordeeld of de betrokkene in aanmerking komt voor een persoonlijke kennismaking. Indien de kandidaat zich niet via de vijzelaar.com website heeft aangemeld, wordt de kandidaat gevraagd om (privacygevoelige) informatie te delen met vijzelaar.com. De informatie wordt opgeslagen in het systeem van vijzelaar.com. Deze informatie wordt niet bewerkt en is enkel toegankelijk voor medewerkers van vijzelaar.com, die werkzaam zijn op het kantoor in Bussum.
Tijdens de persoonlijke kennismaking vindt beoordeling plaats door vijzelaar.com van de betrokken kandidaat. Indien de kandidaat wordt afgewezen voor bemiddeling door vijzelaar.com, verwijdert vijzelaar.com de privacygevoelige informatie van de betrokkene zo spoedig mogelijk, doch niet later dan drie maanden na de persoonlijke kennismaking.
Tijdens de persoonlijke kennismaking wordt er meer (privacygevoelige) informatie over de kandidaat verzamelt . Dit betreft onder andere informatie over gewenste baan/werkomgeving, huidig en gewenst salaris/vergoeding en de persoonlijke beoordeling van de kandidaat door de medewerker(s) van vijzelaar.com, op basis van die genoemde kennismaking.
De persoonlijke beoordeling dient om informatie over de kandidaat overdraagbaar te maken tussen de medewerkers van vijzelaar.com en eventueel ter beschikking te stellen aan een opdrachtgever. Er wordt enkel informatie met opdrachtgevers gedeeld op basis van expliciete toestemming van de betrokkene.
De (privacygevoelige) informatie wordt digitaal opgeslagen in het systeem van vijzelaar.com. Hiertoe maakt vijzelaar.com gebruik van een web-based CRM systeem, genaamd Connexys. Connexys is een systeem dat gebruik maakt van het salesforce platform.

Daarnaast houdt vijzelaar.com digitale bestanden, welke privacygevoelige informatie kunnen bevatten, aan op het vijzelaar.com netwerk. Dit netwerk wordt extern beheerd door de IT-supplier van vijzelaar.com, genaamd Netdata. Netdata maakt gebruik van externe datacenters, waar de data is opgeslagen.
Naar aanleiding van de persoonlijke kennismaking zal er een kort gespreksverslag worden gemaakt, welke wordt opgeslagen in het systeem van vijzelaar.com.
Alle privacygevoelige informatie die vijzelaar.com aanhoudt van de kandidaat is door betrokkene opvraagbaar. Vijzelaar.com stelt deze informatie desgevraagd direct ter beschikking, doch niet later dan een maand na eerste verzoek. Er wordt geen privacygevoelige informatie opgeslagen die niet relevant kan worden geacht voor de uitvoering van de taak van vijzelaar.com als intermediair.

De relevante privacygevoelige informatie van de kandidaat wordt maximaal 5 jaar bewaard. Verlenging van deze termijn is eveneens enkel mogelijk op basis van expliciete toestemming van de betrokkene.
Alle privacygevoelige informatie van de kandidaat worden op diens verzoek zo spoedig mogelijk, doch niet later dan 1 maand na dit verzoek verwijderd.

Beveiliging
Digitale beveiliging
vijzelaar.com heeft geen digitale opslagcapaciteit binnen haar kantooromgeving waar privacygevoelige informatie kan worden opgeslagen.
Het netwerk van vijzelaar.com wordt beheerd en beveiligd door Netdata en zij maken hiertoe gebruik van sterk beveiligde datacenters.

Betrokkenen
Voor de toepassing van het verwerkingsregister in het kader van GDPR/AVG onderscheidt vijzelaar.com vier categorieën personen van wie privacygevoelige gegevens actief worden verwerkt.
1. Kandidaten voor de werving & selectie activiteiten van vijzelaar.com
2. Zelfstandig gevestigde Interim Professionals (ZZP) voor de interim activiteiten van vijzelaar.com
3. Personeelsleden van vijzelaar.com
4. Opdrachtgevers van vijzelaar.com

ad 1. Kandidaten voor de werving & selectie activiteiten van vijzelaar.com (hierna: Kandidaten)
De algemene en vindbare gegevens van deze natuurlijke personen worden primair gehanteerd om met hen in contact te komen. Daarvoor moet het vermoeden bestaan dat vijzelaar.com waarde toevoegt aan hun zoektocht naar een nieuwe baan, of cliënten van vijzelaar.com baat hebben bij een introductie. De gegevens van de natuurlijke personen die wij door deze bronnen verkrijgen worden niet actief bewerkt. Er worden geen gegevens aan toegevoegd, de gegevens worden niet verrijkt, bewerkt of doorgezonden naar derden.

De (privacygevoelige) informatie die wij van kandidaten bewaren en de bewaartermijnen die wij hiervoor hanteren variëren in de tijd.
• Voordat wij de kandidaat persoonlijk leren kennen, beschikken wij enkel over openbaar verkrijgbare informatie, zoals vindbaar op job boards, LinkedIn en vergelijkbare social media. Er is geen sprake van een bewaartermijn.
• Na de uitnodiging voor een persoonlijke kennismaking, beschikken wij, naast de openbaar verkrijgbare informatie zoals hierboven, over een door de kandidaat op verzoek toegezonden CV.
Bewaartermijn: Wij bewaren deze gegevens tot het moment van de persoonlijke kennismaking, maar niet langer dan drie maanden
• Van, op basis van een persoonlijke kennismaking, in onze bestanden opgenomen kandidaten bewaren wij bovenstaande informatie..
Bewaartermijn: Wij bewaren deze informatie, met uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat, gedurende maximaal 5 jaar na de persoonlijke kennismaking. Verlenging van de bewaartermijn geschiedt enkel met uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat.

ad 2. Zelfstandig gevestigde Interim Professionals (ZZP) voor de interim activiteiten van vijzelaar.com (hierna: interimmers)
De algemene en vindbare gegevens van deze natuurlijke personen worden primair gehanteerd om met hen in contact te komen. Daarvoor moet het vermoeden bestaan dat vijzelaar.com waarde toevoegt aan hun zoektocht naar een nieuwe tijdelijke opdracht, of cliënten van vijzelaar.com baat hebben bij een introductie. De gegevens van de natuurlijke personen die wij door deze bronnen verkrijgen worden niet actief bewerkt. Er worden geen gegevens aan toegevoegd, de gegevens worden niet verrijkt, bewerkt of doorgezonden naar derden.

De (privacygevoelige) informatie die wij van interimmers bewaren en de bewaartermijnen die wij hiervoor hanteren variëren in de tijd.
• Voordat wij de interimmer persoonlijk leren kennen, beschikken wij enkel over openbaar verkrijgbare informatie, zoals vindbaar op job boards, LinkedIn en vergelijkbare social media. Er is geen sprake van een bewaartermijn.
• Na de uitnodiging voor een persoonlijke kennismaking, beschikken wij, naast de openbaar verkrijgbare informatie zoals hierboven, over een door de interimmer op verzoek toegezonden CV.
Bewaartermijn: Wij bewaren deze gegevens tot het moment van de persoonlijke kennismaking, maar niet langer dan drie maanden
• Van, op basis van een persoonlijke kennismaking, in onze bestanden opgenomen interimmers bewaren wij bovenstaande informatie.
Bewaartermijn: Wij bewaren deze informatie, met uitdrukkelijke toestemming van de interimmer, gedurende maximaal 5 jaar na de persoonlijke kennismaking. Verlenging van de bewaartermijn geschiedt enkel met uitdrukkelijke toestemming van de interimmer.
• Van succesvol bemiddelde interimmers beschikken wij over bovenstaande informatie, aangevuld met:
Gegevens van de nieuwe opdrachtgever
Titel en projectomschrijving waarop de interimmer te werk is gesteld
Startdatum van de interimmer in zijn nieuwe werkomgeving
De overeengekomen vergoeding en overige afspraken met betrekking daartoe
Duur van de overeengekomen opdracht
De goedgekeurde modelovereenkomst zoals afgestemd met de opdrachtgever en de interimmer
Bedrijfsnaam van de interimmer
BTW- en bankrekeningnummer van de interimmer
Verstuurde en ontvangen facturen ten behoeve van de uitgevoerde opdracht
Bewaartermijn: Alle relevante privacygevoelige informatie wordt gedurende minimaal vijf jaar bewaard, met uitdrukkelijke toestemming van de interimmer. Verlenging van de bewaartermijn geschiedt enkel met uitdrukkelijke toestemming van de interimmer
Voor de opslag van financiële gegevens wordt aansluiting gezocht bij de bewaarplicht zoals voorgeschreven door de (fiscale) wetgeving

ad 3. Personeelsleden van vijzelaar.com (Vijzelaren)
Vijzelaren zijn alle medewerkers van vijzelaar.com in algemene zin. Dit kunnen kantoormedewerkers zijn, werkzaam in Bussum, of financiële professionals die op basis van een arbeidsovereenkomst op tijdelijke basis namens vijzelaar.com werkzaam zijn binnen de organisatie van de opdrachtgevers van vijzelaar.com.

De (privacygevoelige) informatie die wij van vijzelaren bewaren en de bewaartermijnen die wij hiervoor hanteren variëren in de tijd.
• Voordat wij de potentiele vijzelaar persoonlijk leren kennen, beschikken wij enkel over openbaar verkrijgbare informatie, zoals vindbaar op job boards, LinkedIn en vergelijkbare social media. Er is geen sprake van een bewaartermijn.
• Na de uitnodiging voor een persoonlijke kennismaking, beschikken wij, naast de openbaar verkrijgbare informatie zoals hierboven, over een door de potentiele vijzelaar op verzoek toegezonden CV.
Bewaartermijn: Wij bewaren deze gegevens tot het moment van de persoonlijke kennismaking, maar niet langer dan drie maanden.
• Van, op basis van een persoonlijke kennismaking en verdere sollicitatieprocedure, aangenomen vijzelaren bewaren wij bovenstaande informatie
Bewaartermijn: Wij bewaren deze informatie, met uitdrukkelijke toestemming van de vijzelaar, gedurende het gehele dienstverband en tot maximaal vijf jaar daarna. Verlenging van de bewaartermijn geschiedt enkel met uitdrukkelijke toestemming van de vijzelaar.
Voor de opslag van financiële gegevens wordt aansluiting gezocht bij de bewaarplicht zoals voorgeschreven door de (fiscale) wetgeving

Ad 4. Opdrachtgevers van vijzelaar.com (hierna: Opdrachtgevers)
Van opdrachtgevers bewaart vijzelaar.com alle relevante (privacygevoelige) informatie van opdrachtgevers die nodig is om een commerciële zakelijke relatie tot stand te brengen en te onderhouden. Deze informatie bestaat (niet limitatief) uit de volgende gegevens:
Naam van de opdrachtgever
Vestigingsplaats van de opdrachtgever
Contactpersoon van de opdrachtgever
Functietitel van de opdrachtgever
Persoonlijke contactgegevens van de contactpersoon

De bewaarde (privacygevoelige) informatie van de opdrachtgever wordt bewaard en indien nodig bewerkt.. Er wordt geen privacygevoelige informatie van de opdrachtgever of contactpersonen gedeeld met derden zonder toestemming van de opdrachtgever of de contactpersoon.

Op basis van eerste verzoek hiertoe verschaft vijzelaar.com de opdrachtgever en contactpersoon inzicht in de bewaarde gegevens, wijzigt vijzelaar.com deze gegevens, of verwijdert vijzelaar.com deze gegevens. Verzoeken hiertoe worden direct, doch niet later dan één maand uitgevoerd op basis van een dergelijk verzoek hiertoe.
Voor de opslag van financiële gegevens wordt aansluiting gezocht bij de bewaarplicht zoals voorgeschreven door de (fiscale) wetgeving

E-mail service
Natuurlijke personen kunnen zich actief inschrijven voor specifieke e-mail service van vijzelaar.com. Kandidaten en interimmers kunnen zich aanmelden voor het toezenden van (nieuwe) vacatures.
Kandidaten, interimmers en opdrachtgevers kunnen zich aanmelden voor het toezenden van een periodieke nieuwsbrief.

De aanmelding voor een e-mail service vereist een actieve inschrijving van de betrokkene. vijzelaar.com mailt niet ongevraagd met betrokkenen. Betrokkenen geven bij inschrijving expliciet akkoord op het mailen en verstrekken hiervoor hun naam en e-mail adres.
Deze gegevens worden niet actief bewerkt of gedeeld met derden, anders dan de betrokken partijen die voor de uitvoering van de e-mail service verantwoordelijk is.
Betrokkenen kunnen deze gegevens die vijzelaar.com bewaard om uitvoering te geven aan de e-mailservice op ieder moment opvragen, aanpassen, of laten verwijderen. Vijzelaar.com honoreert ieder verzoek hiertoe direct, doch niet later dan één maand na dit verzoek.

Cookiebeleid vijzelaar.com
Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Daarmee kunnen wij onder andere verschillende opvragingen van pagina’s van de Website combineren en het gedrag van gebruikers analyseren. U kunt het gebruik van deze cookies weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website kan beperken.

Doeleinden van de gegevensverwerking
Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten ter zake juridische diensten en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, met inbegrip het uitvoeren van activiteiten gericht op de vergroting van het klantenbestand.
Als u een contact- of aanmeldformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Google Analytics
Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de Website gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

Klikgedrag en bezoekgegevens
Op de website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt.

Facebook, LinkedIn en Twitter
Op deze site zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door Facebook, LinkedIn en Twitter zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie (zie boven). Leest u de privacyverklaring van Facebook en van Twitter (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.