Interview met CFO Heinen & Hopman

In 2014 is het eerste contact tussen vijzelaar.com en Heinen & Hopman tot stand gekomen, toen het bedrijf, vanwege groei, op zoek was naar een nieuwe controller. Deze is inmiddels al twee jaar succesvol werkzaam op de financiële afdeling. Om het bedrijf succesvol verder te loodsen de komende jaren wordt op dit moment gewerkt aan de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Vijzelaar.com was benieuwd naar de ontwikkelingen omtrent dit project en sprak hierover met de CFO André Beukers.

Heinen & Hopman is een familiebedrijf dat actief is op de markt voor klimaatbeheersingssystemen binnen de maritieme sector, waaronder de off shore industrie, de marine en grote luxe jachten. Een mooi voorbeeld van een recent project is het ontwerp, de productie en installatie van het klimaatbeheersingssysteem voor één van ’s werelds grootste jachten; de 156 meter lange Dilbar. Een ander voorbeeld is het marineschip de JSS ‘Karel Doorman’ (205x30x8meter). Het complete HVAC (heating, ventilation, airconditioning en cooling) systeem is succesvol door Heinen & Hopman ontworpen en geïnstalleerd.

De afgelopen jaren heeft het bedrijf een behoorlijke groei doorgemaakt door internationale overnames in onder andere Dubai, China, India, Europa en Zuid-Amerika. Wereldwijd bestaat het bedrijf nu uit rond de 1800 werknemers. Door deze internationale groei ontstond er een sterke behoefte aan internationale standaarden en uniforme rapportages binnen finance. Dit was één van de redenen waarom CFO André Beukers besloot dat het tijd werd voor een nieuw ERP-systeem.

Zeger Beukers, werkzaam als Financial Consultant bij vijzelaar.com, ging recentelijk in gesprek met CFO André Beukers, om meer inzicht te krijgen in de ontwikkelingen bij Heinen & Hopman en specifiek in het beslissingtraject van het nieuwe ERP-systeem. Zoals de achternaam al doet vermoeden is Zeger de zoon van André en heeft hij net als zijn vader, de interesse in het finance vakgebied overgenomen.

Hoe kwam de beslissing voor een nieuw ERP systeem tot stand?

André Beukers:”Als CFO ben ik onder andere verantwoordelijk voor cash management, treasury, valuta transacties en het stroomlijnen van de bedrijfsovernames en groepsrapportages. Door de verschillende internationale overnames werden we met steeds meer verschillende systemen en rapportages geconfronteerd. Met de complicerende factor dat deze ook nog vaak in verschillende talen waren. Ons huidige systeem voldeed niet meer aan de veranderende behoeften en kende geen open structuur om met de verschillende systemen te communiceren. Zo ontstond de wens voor een nieuw ERP-systeem.” 

Waaraan moet het nieuwe ERP systeem voldoen?

”Onze business kenmerkt zich door projectmatig werken en dat wilden we terug zien in het ERP systeem. Daarnaast moest het systeem een wereldwijde standaard bieden met opties voor verschillende talen en een ‘lite’ versie voor onze kleinere vestigingen, waarmee lokale finance mensen relatief eenvoudig kunnen werken. We zochten dus een pakket dat aansloot bij onze specifieke industrie en voldoende flexibiliteit bood voor de behoeften van finance, zowel voor ons hoofdkantoor als voor onze internationale vestigingen. “

Hoe ver is het project op dit moment?

”In 2015 zijn we gestart met een projectgroep om alle wensen en eisen in kaart te brengen. Hierbij waren meerdere afdelingen (finance, sales, service, logistiek, inkoop, spare parts) betrokken. Eind 2015 hebben we een RFP uitgeschreven aan een 5-tal leveranciers. Vier hiervan gingen door. Deze hebben verschillende cases van ons bedrijf in hun systeem gedemonstreerd. Hierna volgden een aantal referentiebezoeken en vervolgens hebben we een voorlopige keuze gemaakt. Nu wordt nog een verdiepingsslag gemaakt om te kijken of al onze wensen systeemtechnisch mogelijk zijn en dan volgt de definitieve beslissing. We verwachten deze binnenkort te gaan maken. De daadwerkelijke implementatieperiode gaat dan rond de 1,5 jaar in beslag nemen. We starten met het hoofdkantoor in Nederland en dan volgen de internationale vestigingen.”

Welke verbeteringen worden er verwacht van het nieuwe systeem?

”Naast standaardisering van de rapportages verwacht ik een snellere verwerking van informatie en het sneller beschikbaar zijn van rapportages. Door de beschikbaarheid van internationale data en rapportages, die we continu kunnen updaten, krijgen we betere lokale inzichten. Zo krijgen we meer informatie per marktsegment, wat problemen zijn bij de uitvoering van een project en kunnen projectleiders data beter vastleggen en rapporteren.
Een ander voordeel is dat we een beter inzicht krijgen in werkzaamheden die niet binnen een contract vallen; zo wordt meerwerk binnen een project beter zichtbaar en kunnen we dit ook factureren. Uiteindelijk zullen we efficiënter kunnen werken en sneller bouwen dan onze concurrenten. Dit zal ons rendement en onze concurrentiepositie ten goede komen. “

Wat zijn de verdere toekomstplannen voor finance binnen Heinen & Hopman?

”Voorlopig zijn we druk bezig met het ERP-traject. Als de keuze gemaakt is, dan zullen we hard aan de slag moeten met de implementatie. Gezien de drukte en nodige veranderingen die dit met zich mee brengt, hebben we wellicht nog extra mankracht nodig op de finance afdeling. Hiervoor zullen we de uitstekende financiële consultants van vijzelaar.com inschakelen. Deze zijn snel inzetbaar en hebben kennis van verschillende ERP-systemen.
Voor de nabije toekomst verwacht ik ook nog een eigen interne audit te gaan starten op de finance afdeling op ons hoofdkantoor in Nederland. Hiermee hopen we nog dichter op de internationale vestigingen te zitten en finance strakker in te richten.”

Wat zijn de toekomstplannen voor Heinen & Hopman als bedrijf?

”Als Heinen & Hopman bouwen we verder op basis van onze kernwaarden kwaliteit en betrouwbaarheid. Innovatie speelt een belangrijke rol. Zo zien we bijvoorbeeld binnen de maritieme sector een verschuiving van olie naar gas. Dit zal ook een innovatieve aanpak vergen voor onze klimaatbeheersingssystemen. Sinds drie jaar hebben we een eigen R&D afdeling.
Daarnaast hebben we de nodige aandacht voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. We hebben inmiddels een speciale tak, genaamd Geotherm, die systemen ontwikkelt die energiezelfstandig opereren. Hierbij valt te denken aan warmtepompsystemen die ervoor zorgen dat energie in de bodem wordt opgeslagen. Dit is een milieuvriendelijke manier om met energie om te gaan. In mijn dertig jaar bij Heinen & Hopman stond altijd de klant centraal en dat zal ook zeker zo blijven, met de nodige aandacht voor innovatie en kwalitatief hoogwaardige systemen en diensten.”

Publicatie datum: 12 september 2016